För leverantörer
Information till dig som leverantör
När du arbetar för oss
Som leverantör åt Helsingborgshem är du en del av vårt ansikte utåt. Som hjälp till dig i detta uppdrag har vi tagit fram information och riktlinjer som vi sammanställt i broschyren När du arbetar för oss (pdf).
Fakturering
Helsingborgshem AB vill ha elektroniska fakturor från alla våra leverantörer. Elektroniska fakturor (e-faktura) är ett säkrare, effektivare och billigare och mer miljövänligt alternativ än pappersfakturor eller PDF fakturor.
Observera att PDF-faktura faktura via e-post inte räknas som e-faktura. Vår samarbetspartner InExchange kan hjälpa dig som leverantör att komma igång.
Så här gör du
- Gå in på www.inexchange.se för att få reda på hur ert företag enklast skickar e-fakturor till oss. InExchange har allt från webbregistrering av e-fakturor till lösningar för att skicka e-fakturor direkt från ert affärssystem.
- Logga in och registrera era fakturor via InExchange.
- Har ni redan en tjänst för att skicka e-fakturor kontaktar ni er befintliga e-fakturaoperatör vid behov av hjälp. Vårt GLN-nummer är: 7365560480673
- Vi tar emot PEPPOL-fakturor, där vi har accesspunkt via InExchange. Vårt PEPPOL-ID är: 0007-5560480674.
Uppgifter som måste finnas med på fakturan
Företagsnamn och faktureringsadress anges enligt följande:
Helsingborgshem AB
Box 3055
250 03 HELSINGBORG
Vårt organisationsnummer är: 556048-0674.
Eventuella bilagor måste bifogas i fakturafilen.
Referenskontroll
För att effektivisera hanteringen av leverantörsfakturorna har Helsingborgshem AB referenskontroll på fakturorna.
Detta innebär att samtliga fakturor som skickas till Helsingborgshem AB måste innehålla korrekt referens och/eller ordernummer.
Beställningar via leverantörsportal
På fakturor som gäller beställningar via leverantörsportal, måste Fakturareferens anges. Den består endast av siffror. För dig som är befintlig leverantör ska detta skrivas in i samma fält där du tidigare angav arbetsordernummer/bunt-id.
För nya leverantörer ska Fakturareferensen anges i det fält som i de flesta fakturasystem heter Ert ordernummer.
I båda fallen ovan är det viktigt att du anger referensen (ordernummer/bunt-id/Fakturareferens) i det fält som skickas över till XML-format enligt nedan:
<cac:OrderLineReference><cac:OrderReference><cac:BuyersID>12345678</cac:BuyersID>
</cac:OrderReference></cac:OrderLineReference>
Om du är osäker på vilket fält detta motsvarar i ert ekonomisystem, vänligen kontakta er systemleverantör alternativt e-fakturaoperatör.
Beställningar utanför leverantörsportal
Referensen måste innehålla för- och efternamn på beställaren. Endast namnet ska anges. Referensen ska inte innehålla projektnamn eller siffror som telefonnummer, projektnummer, kostnadsställe eller liknande (ange i stället sådan information i ett fritextfält).
Referensen ska anges i fakturafilen i fältet:
<RequisitionistDocumentReference>
<cac:ID>Per Persson</cac:ID>
</ RequisitionistDocumentReference>
I många ekonomisystem motsvaras detta av fältet ”Er referens”. Finns fältet ”Er referenskod” skall för-och efternamn fyllas i även i detta fält. Om du är osäker på vilket/vilka fält detta motsvarar i ert ekonomisystem, vänligen kontakta er systemleverantör alternativt e-fakturaoperatör.
Medarbetare på Helsingborgshem AB som gör en beställning är skyldig att uppge en referens. Saknar ni referens vill vi att ni frågar beställaren efter det.
Kontakta gärna oss om ni har frågor kring referens: leverantorsreskontran@helsingborgshem.se
Upphandlingar
Inköp och upphandling
Då vi är ett allmännyttigt bolag, styrs alla våra inköp av lagen om offentlig upphandling, LOU.
Om du vill veta mer om hur en upphandling går till och vad LOU innebär kan du besöka Konkurrensverkets hemsida.
Bli leverantör
Helsingborgshem använder dagligen leverantörer inom många olika branscher. Vår upphandlingssektion gör mellan 30-50 upphandlingar om året. Om ditt företag är intresserade av att inleda ett samarbete med oss gör ni det genom att lämna anbud i någon av dessa upphandlingar: pågående upphandlingar.
Du som är leverantör
Som leverantör åt Helsingborgshem är du en del av vårt ansikte utåt. Som hjälp till dig i detta uppdrag har vi tagit fram information och riktlinjer som vi sammanställt i broschyren ”När du arbetar för oss”.
Är du leverantör hos oss kan du bli anvisad att hantera våra avrop genom vår leverantörsportal.
Här loggar du in i leverantörsportalen (öppnas i nytt fönster).
Heta arbeten
Vid brandfarliga heta arbeten gäller Brandskyddsföreningens säkerhetsregler.
Den personal hos beställare, entreprenör eller underentreprenör som skall vara tillståndsansvarig, utföra eller bevaka brandfarliga heta arbeten skall ha behörighetsutbildning, giltigt certifikat för brandfarliga heta arbeten och erforderlig erfarenhet.
Arbetsuppgiften som tillståndsansvarig får delegeras till entreprenör. Delegering görs i första hand i samband med tecknande av ramavtal. Vid delegering skall blanketten ”Fastighetsägares delegering av arbetsuppgiften som tillståndsansvarig vid brandfarliga Heta Arbeten” ifyllas. Utöver denna skall blankett ”Uppdrag som tillståndsansvarig vid brandfarliga Heta Arbeten” skall ifyllas av entreprenören. Om ingen delegering har gjorts skall beställaren alltid kontaktas innan heta arbeten får påbörjas.
Blankett ”Tillstånd/Kontrollista för brandfarliga Heta Arbeten” skall alltid ifyllas innan arbeten får påbörjas och skall finnas tillgänglig hos den tillståndsansvarige under pågående arbeten.
På Brandskyddsföreningens hemsida om heta arbeten hittar du ytterligare information om brandfarliga heta arbeten, gällande säkerhetsregler samt utskrift av ovan angivna blanketter.
Arbetsmiljöplan
En arbetsmiljöplan skall alltid upprättas innan arbeten får påbörjas om
- Arbete omfattande arbetsmoment med särskild risk enligt AFS 1999:3 §12a skall utföras tex (arbete på höjd över 2 m, arbete med ämnen som medför hälsorisk, arbete med tunga byggelement, rivning av bärande konstruktioner eller hälsofarliga material).
- Arbetet omfattas av en förhandsanmälan till arbetsmiljöverket
Förhandsanmälan till arbetsmiljöverket skall lämnas in om
- Arbetet beräknas pågå under längre tid än 30 arbetsdagar och vid något tillfälle sysselsätta mer än 20 personer samtidigt, eller
- Det totala antalet personarbetsdagar beräknas överstiga 500
Arbetsmiljöplan upprättas av entreprenören och skall godkännas av beställaren innan arbeten får påbörjas. Förhandsanmälan görs om så angetts i avtal av entreprenören. Om detta ej reglerats i avtal skall entreprenören påtala för beställaren om behov av föranmälan föreligger.
Syftet med arbetsmiljöplanen är att alla på arbetsplatsen skall känna till
- De ordnings- och skyddsregler som gäller
- Hur skyddsarbetet på arbetsplatsen är organiserat
- De särskilda risker som finns identifierade i projektet samt de skyddsåtgärder som skall vidtas
- Hur samordningen skall ske på ett fast driftställe som är gemensamt arbetsställe
OBS – Arbetsmiljöplanen är den enskilde arbetarens hjälpmedel för att arbeta säkert och skall därför hållas enkel och överskådlig!